Задача любой пресс-конференции – сообщить широкой общественности о значимом событии, построить конструктивный диалог между участниками, представителями заинтересованных организаций. Ее организация – серьезная и зачастую длительная творческая работа, от результатов которой полностью зависит успех проводимой компании. Ее можно разбить на несколько ключевых этапов.

В первую очередь следует сформулировать цель конференции и средства ее достижения, разработать ее концепцию. Необходимо продумать дизайн оформления и общую направленность мероприятия, нечто, что может выделить его из потока общей информации и запомниться широкой аудитории. Тут и цветовое решение оформления места проведения, и рекламная продукция для участников конференции, стиль поведения и внешний вид ее участников со стороны организаторов. При этом важно учитывать особенности подачи материала в прессе и на телевидении. Важно все продумать до мельчайших подробностей.

На следующем этапе идет подготовка документов, в которых расписывается весь процесс проведения конференции: регламенты, концепция, анонс, пресс-релиз. Тут же составляются конспекты речей ведущего и участников конференции, вопросы для специально приглашенных журналистов, которые ярко и выгодно осветят данное событие.

Очень важно вовремя оповестить предполагаемую аудиторию о готовящемся событии. Анонсы в различных изданиях привлекут интересы журналистов, а анонсы в профильных СМИ и обращения в информационные агентства обеспечат их участие. В анонсе указываются время, место проведения мероприятия, контактные данные для аккредитации журналистов, а так же имена докладчиков.

Наиболее ответственной частью подготовки является обеспечения места ее проведения в соответствии с актуальностью и масштабом проводимого мероприятия. Важно грамотно выбрать зал, оснащенной современной техникой, находящейся в рабочем состоянии. Необходимо заранее не только выбрать место, но и убедиться представителям рабочей группы в том, что все приборы и микрофоны, мониторы и лазерные указки были исправны, мебель имела презентабельный вид, VIP-зоны и зоны приема представителей прессы распределены, обеспечена надлежащая охрана.

Одновременно нужно обеспечить конференцию основным питанием и кофе-брейк в перерывах, заключительным фуршетом или банкетом, меню которых тоже нужно тщательно продумать так, чтобы пришлось по вкусу всем участникам. То есть важно создать атмосферу комфорта, когда ничто не отвлекает от главного.

Приглашая журналистов на конференцию, следует сначала обзвонить интересующих лиц, и лишь потом с их согласия выслать им официальное приглашение, содержащее всю контактную информацию - время, адрес, телефоны, изображение места ее проведения, а так же полный пресс-релиз. Несмотря на то, что наверняка указанное место будет всем известно, необходимо расписать способы подъезда к зданию и возможности парковки автомобилей.

На любую пресс-конференцию должен быть составлен пресс-пакет. По сути, он представляет собой презентацию конференции и того события, которому она посвящена. Он включает рекламную информацию о мероприятии, фото-фрагменты события, визитки организаторов, сувенирно-рекламная продукция, несущая логотипы, и отражающая тематику мероприятия.

За день проведения конференции необходимо согласовать действия каждого сотрудника, обеспечивающего ход ее проведения. Это обязанности и место каждого их них, внешний вид и сфера компетенции. Особо оговаривается работа микрофонов – кто, когда, кому предоставляет микрофон. Отдельно прорабатываются действия людей с портативными записывающими устройствами, цель которых фиксировать речь каждого выступающего. Фотографам нужно указать объекты работы, места их расположения и возможности перемещения в залах.

К этому времени зал должен быть оформлен надлежащим образом, бейджи заготовлены и таблички с именами участников расставлены. Все должно быть в состоянии готовности к приему участников.

Важно уделять внимание не только оснащению и инструктажу персонала, но и работе с участниками мероприятия. Нужно с каждым оратором отрепетировать его речь, оговорить, кто за кем выступает, и проговорить ответы на главные вопросы. Это нужно обязательно сделать для того, чтобы каждый из участников уверенно чувствовал себя на конференции, а так же чтобы избежать возможных промахов в организации. В случае работы переводчиков следует обязательно пригласить их на репетицию и обсудить с ними порядок работы.

Проведение конференции – этап наиболее ответственный. Для того, чтобы мероприятие прошло успешно, необходимо в этот день заранее собрать журналистов и объяснить регламент и порядок действий каждого из них. Каждый должен четко знать очередность съемок и интервью, порядок представления каждого выступающего.

Завершает работу подведение итогов проделанной работы. Главное – сделать выводы об успехах и допущенных ошибках. Именно это обеспечит успешность и продуктивность последующих форумов. Обязательно, так же, размещение пост-фактумов и пресс-клиппинга в СМИ для ознакомления широкого круга заинтересованных лиц.

Каждая успешная конференция должна быть запоминающимся насыщенным информационным событием в жизни общества, ярко отличаться своей уникальностью. В случае ее благополучного завершения статус компании значительно повышается в деловых кругах, завязываются новые деловые партнерские отношения.

От профессионально организованной конференции во многом зависти изменение статуса компании в деловых кругах.

И так, можно подвести итоги:

В ходе правильно проведенной конференции должны быть решены следующие задачи:

  • широкое и подробное анонсирование события в СМИ
  • эксклюзивность, неординарность идей
  • безупречная подготовка ораторов, с их безупречным знанием всех материалов, сопровождающих событие.
  • полное информирование общественности об итогах форума с дальнейшим повышением его статуса.