Почти сто лет назад все образованное и прогрессивное общество, находясь под влиянием книги американского писателя-публициста и педагога-психолога Дейла Карнеги, задумывалось над актуальной для того времени проблемой: как развить уверенность в себе и влиять на людей? Проблема эта актуальна и сегодня. Но в условиях и ритме жизни последующих десятилетий возникли иные важные для XXI века вопросы и задачи. Как завоевать время? Как увеличить ресурсы свободного времени и затем эффективно ими распорядиться? Как повлиять на собственную продуктивность - вот что сегодня волнует многих современных людей.

Кто придумал вести учет времени?

Невозможно сказать, кому первому пришла в голову идея управлять временем. Еще римский философ Сенека писал о необходимости "беречь и копить время". Многие великие люди придерживались того же, подтверждением чему становилась их биография. В этой связи в качестве примера часто упоминают имя незаурядного ученого, политического и общественного деятеля Америки Бенджамина Франклина. Рожденный в многодетной семье небогатого ремесленника, благодаря таланту, трудолюбию и организованности, он сумел достичь головокружительных высот. Россия также знает немало подобных случаев. Вспомним хотя бы Михаила Ломоносова. Эти личности не оставили никаких трактатов о том, как правильно распоряжаться временем. Но, возможно, их жизненный пример послужил основой для данного учения, которое стало активно развиваться только в начале двадцатого века.

Тайм-менеджмент - эффективное планирование рабочего времени для достижения целей, нахождение временных ресурсов, расстановка приоритетов и контроль выполнения запланированного. Иногда применяется также термин "самоменеджмент", т.е. "персональная, личная организация труда", в отличие от общего менеджмента - корпоративной организации труда. Первоначально тайм-менеджмент рассматривался как практическая дисциплина и разрабатывался консультантами по управлению, а не учеными. Наиболее авторитетные имена среди западных исследователей - Стивен Кови, Лотар Зайверт, Клаус Меллер. Среди отечественных - Гавриил Попов. Это представители классического тайм-менеджмента. В результате их деятельности к 70-м годам XX века тайм-менеджмент оформился в самостоятельное направление. Что касается популярного, неклассического варианта данного направления - здесь широко рекламируются книги Глеба Архангельского. В одной из них - "Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы" - Архангельский дает следующее определение: "Управление временем, организация времени, тайм-менеджмент - комплексная технология организации деятельности, акцентирующая внимание на необратимости времени. Такое понимание является более широким, чем классический взгляд на тайм-менеджмент как технологию управления ресурсом времени, задачами, сроками и т.п.".

В рамках современного классического менеджмента тайм-менеджмент рассматривается исключительно как технология, позволяющая более рационально использовать рабочее время. Те, кто шагнул за рамки, видят в данном направлении пользу не только для организации в целом, но и для человека внутри нее, для его профессиональных достижений и карьерного роста. Польза может распространяться и на другие сферы жизни.

Есть мнение, что тайм-менеджмент путем рациональных схем пытается упорядочить жизнь человека, не принимая во внимание индивидуальные особенности личности, ее внутреннее "я". Между тем, это самое "я" может активно сопротивляться тому, что его загоняют в какие-то рамки, что ему позволено существовать только в пределах строго очерченных границ. Мнение справедливое. Но! Сумейте "договориться" с собою, станьте себе верным и надежным союзником на пути к успеху.

Кому необходим тайм-менеджмент?

В наши дни многие компании чувствуют потребность в корпоративном внедрении тайм-менеджмента, так как довольно часто расширяют сферы деятельности - разрабатывают новые продукты, выходят на новые рынки, внедряют новые инструменты и системы управления и т.п. Это заставляет сотрудников непрерывно развивающихся организаций постоянно изыскивать резервы времени для решения новых задач и осуществления проектов, позволяющих двигаться вперед. Помимо компаний, за помощью к тайм-менеджменту прибегают те, кто желает как-то скоординировать свою жизнь, достичь в ней определенной гармонии.

На прошедшем практикуме, посвященном технологиям тайм-менеджмента, бизнес-тренер, управляющий партнер компании "99 по Фаренгейту" Светлана Аракелян отметила: "Почти полгода разрабатывается проект "Работа - жизнь. Поиск баланса". Он связан с развитием карьеры и имеет различные направления, например, консультации по профориентации, когда приходят люди разного возраста, желающие определиться в жизни, поменять профессию, или, наконец, найти свое дело, занятие по душе. Другое направление - своего рода мастерские для карьериста. Это поиски инструментариев, которые помогают существенно улучшить что-то в своей работе. В рамках проекта проводятся тренинги и практикумы. Количество участников практикума - от четырех до восьми человек, каждый приходит со своими вопросами, желая их тут же разрешить. Практикумы более, чем тренинги инструментальны: берутся какие-то полезные схемы, которые уже отработаны в бизнесе и обыгрываются на "живых" примерах. Для тренингов характерны группы из восьми-двенадцати человек. На них больше теории. Основная идея тренингов: временем управлять мы не сможем, все, что в наших силах - как-то изменить свое отношение и постараться оптимизировать свою жизнь. Тайм-менеджмент распространяется и на личное, и на рабочее время, но многие считают, что начинать надо с личного времени. Что касается рабочего - когда тренинги проходят в компаниях, некоторые руководители просят научить сотрудников больше успевать в течение трудового дня, не учитывая, что время не резиновое, растянуть его до бесконечности нельзя.

Каждый работающий человек знает, что осилить в одночасье огромное количество дел не всегда возможно. Поэтому специалисты, ведущие тренинги, часто говорят о системе приоритетов, исходя из которой необходимо сразу определиться, что имеет первостепенное значение, и как правильно распределить во времени остальные дела. Существуют дела, время исполнения которых можно сократить путем рационализации и тем самым ускорить процесс их выполнения. А выигранный временной ресурс потратить с большей эффективностью на решение других вопросов. Главное - научиться рационализировать. Для этого существуют специально разработанные методы и технологии, о которых мы поговорим ниже.

Технологии тайм-менеджмента

Все технологии тайм-менеджмента направлены на то, как правильно организовать время, расставить приоритеты. Но для этого человеку хорошо бы сначала разобраться в самом себе и понять, какую позицию он занимает в сложных взаимоотношениях со временем. Что благотворно отразится на жизни и, безусловно, поможет в профессиональной деятельности.

Теоретики тайм-менеджмента делят всех людей на три поколения управления временем. Под словом "поколение" подразумевается отношение ко времени, умение им распорядиться. Первое поколение - те, кто привык "плыть по течению". Для них важна лишь цель, которая находится перед глазами. Они занимаются делами, "сваливающимися на голову". И не достигают никаких высот.

Второе поколение - вечно что-то заранее подготавливающие и планирующие люди. Как в профессиональной, так и в личной жизни. Привычка жить по плану становится нормой настолько, что при неожиданном сбое запрограммированного исчезает смысл существования.

Третье поколение считается самым удачливым. Ему не чуждо планирование, но оно, в отличие от второго поколения, умеет расставить приоритеты и организовать контроль собственных действий. Представители третьего поколения разделяют цели на кратко-, средне- и долгосрочные. Повседневные дела распределяются по важности.

Все три поколения не лишены своих достоинств и недостатков. Но для того, чтобы многого добиться, постарайтесь приблизиться к третьему поколению, которому свойственны:

  • ответственность за результаты;
  • структура и порядок;
  • навыки управления собой.

Все это будет содействовать личной продуктивности и повышению эффективности на пути к намеченному. Главное - вовремя удержаться от завышенной самооценки, не впасть в чрезмерное программирование и не рассматривать окружающих как средства достижения своих целей. Иначе рано или поздно придет ощущение дисбаланса между жизненными ролями, а вместо радости от достигнутого, появится чувство усталости и разочарование, тогда как цель так и останется маячить на горизонте.

Разобравшись с "поколениями", необходимо определить свой индекс срочности, то есть насколько сильна личная подверженность срочности. Здесь тоже три стадии. Низкая подверженность у людей, равнодушно относящихся к какому-либо делу и к работе в целом. Наркотическая подверженность у трудоголиков. Самая оптимальная и наилучшая - высокая подверженность. Это когда и работа хорошо выполнена, и личные интересы не отодвинуты на задний план.

Идентифицировав себя в этой системе, очень важно провести соотношение важности и срочности. Важные и второстепенные дела делят на срочные и несрочные. К важным срочным делам относятся критические ситуации, неотложные проблемы, проекты с "горящим" сроком выполнения. К важным несрочным - стратегическое планирование, укрепление связей и отношений, поиск новых возможностей. Важные второстепенные дела включают в себя просьбы, не входящие в зону "личных интересов", отвлекающие поручения и просьбы извне, некоторые встречи, множество мелких, неотложных дел. Это так называемая зона делегирования.

Делегирование полномочий - передача части прав и обязанностей в принятии решений и в осуществлении тех или иных действий другому человеку. Тем, кто планирует самореализоваться, не рекомендуется перепоручать все свои дела кому-нибудь другому. И уж совсем лишние - неважные и несрочные дела - это рутинные обязанности, выполнение которых не отражается на качестве жизни, а также стремление к пустому и бесполезному времяпровождению.

Каждый человек должен стараться, чтобы его дела относились к разряду важных, но несрочных. Это позволит ему работать по плану, не напрягаясь, но выполняя все в срок. Именно тогда можно с наибольшей степенью вероятности все необходимое выполнить к установленным срокам, пережить малое количество кризисных ситуаций и иметь время на контроль и анализ результатов. Если человек выбирает для себя иные позиции, его ждут стрессы, "самосожжение", жизнь в условиях кризиса и "вечного боя", к которым ведут важные срочные дела. Или же ему грозит репутация ненадежного, безответственного человека, ощущение бессмысленности деятельности, отсутствие личного и профессионального развития, позиция жертвы, в конце концов. Это результат увлечения неважными несрочными делами.

Социологические опросы показывают, что высокопроизводительные люди занимают важными срочными делами только 20-25% своего времени, тогда как важными несрочными - 65-80%. На неважные срочные дела они тратят 15% времени, а на неважные и несрочные - менее 1%. Обычные люди расставляют приоритеты иначе. На важные срочные дела, так же как и у высокопроизводительных людей, у них уходит 20-25% времени, а на важные несрочные - всего лишь 15%. А ведь это то самое, что способствует карьере и прогрессу. Наибольший объем времени занимают дела неважные срочные - 50-60%, на неважные несрочные ими отводится 2-3%. Те же показатели распространяются и на компании. Для того, чтобы правильно распределить важное и неважное, необходимо распланировать день.

Планирование дня

Существует пять стадий планирования дня. Первая стадия - составление заданий. Записывается все то, что хочется или нужно сделать на следующий день. Вторая - оценка времени на выполнение действий. На выполнение каждого задания отводится приблизительное время, затем оно суммируется и ориентировочно определяется общее время. Третья стадия - резервирование времени про запас. Четвертая - принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению, когда каждая акция рассматривается с точки зрения возможности ее перепоручения и рационализации. И последняя, пятая стадия - контроль и перенос несделанного. Здесь особое внимание уделяется делам многократно переносимым. Обычно они переходят в разряд "обуз". Необходимо либо довести их до конца, либо отказаться от их выполнения совсем.

Чтобы добиться большей эффективности, важно учитывать принципы планирования времени. Не заполняйте каждый час делами, требующими конкретного времени выполнения. Между запланированным должны оставаться "пустоты" для действий вне плана. Жестко заполняется только 60% времени. Остальное распределяется следующим образом: 20% - отводится под непредвиденную активность и еще 20% под спонтанную активность. Под непредвиденной активностью подразумеваются внешние обстоятельства, под спонтанной - управленческая деятельность, профессиональное совершенствование или решение бытовых проблем и т.п. 60 к 40 - основное соотношение планирования. Специалисты рекомендуют работать над планами регулярно и системно. Они просят соблюдать следующие правила: последовательно доводите начатое до конца, составляйте дневные планы письменно (на специальных карточках), что позволит ни о чем не забыть и всегда иметь полный обзор дел. Не забывайте задавать точные временные нормы, устанавливать, какую работу можно перепоручить, невыполненное переносить в план следующего периода. Планируйте также и выполнение рутинных функций. Фиксируйте в планах конечное состояние - результаты или цели, а не просто какие-либо действия. Старайтесь мыслить альтернативно - по принципу "всегда есть другой, лучший путь", вносите разнообразие в свою деятельность, чередуйте выполнение долго- и краткосрочных проектов, работу в одиночку и в сотрудничестве. И главное, планировать можно лишь такой объем задач, с которым реально справиться. Не "закопаться" в многочисленных вводных помогут вопросы типа: зачем вообще это делать? почему именно я? почему именно сейчас? почему именно в такой форме? Эти вопросы способствуют саморазгрузке и помогают правильной организации рабочего процесса. Важно не увлекаться подобными вопросами, иначе они могут сыграть злую шутку и привести к губительному бездействию.

При составлении плана не помешают две основные формы планирования. Планирование из прошлого и планирование из будущего. Первое - это стратегическое планирование. Помогает избежать цейтнотов, спроектировать жизнь, справиться с регулярными делами. Второе способствует достижению больших, амбициозных задач.

Никогда не забывайте о золотой середине

В тайм-менеджменте есть золотое правило - быть гибким и не твердо следовать всем схемам и правилам. В первую очередь необходимо заботиться об увеличении запаса самых ценных ресурсов - здоровья, энергии, жизненных сил, от которых напрямую зависит желание созидать и работать. Важно думать о себе. Работать, прежде всего, над собственным физическим, социально-эмоциональным, интеллектуальным и духовным состоянием. Совершенствовать эти сферы жизни, поскольку они влияют на мотивацию действий, на все дальнейшие цели и устремления.

Тем, кто уже достиг определенных положительных результатов, желательно не зацикливаться на поддержании своего настоящего, каким бы успешным оно ни казалось. Думать о будущем, стремиться к развитию и поиску новых возможностей - вот основные постулаты тайм-менеджмента.

Марина Драницына