В процессе расширения спектра финансовых услуг, которыми пользуются частные лица, как правило, появляется проблема надлежащего хранения огромной кипы документации. Среди нее находятся депозитные и кредитные договора, выписки текущих и накопительных сумм в банке, различные страховые соглашения и т.д. и т.п. Стоит ли упоминать о счетах за коммунальные услуги, телефонные звонки, пользование интернетом, чеках и прочих бумагах, которые постоянно накапливаются у вас дома? Наши советы и рекомендации помогут вам организовать правильное хранение финансовых документов в домашней обстановке.

Для начала следует провести инвентаризацию всех бумаг, которые имеются у вас в наличии. На этом же этапе необходимо четко определить, какие бумаги можно смело отправить в урну, а какие являются для вас крайне важными. Лучше всего создать специальную стопку документов, которые впоследствии будут подвержены тщательной проверке, по ее результатам вы и определите их дальнейшее назначение

На втором этапе важные бумаги желательно разделить по группам. Сортировка по категориям облегчит в будущем поиск понадобившихся вам счетов, чеков, гарантийных талонов и т.п.

На третьем этапе следует разложить документы по папкам в соответствии с алфавитным порядком. Для обозначения названия документов можно использовать цветные стикеры.

Чтобы в дальнейшем папки с отсортированными бумагами не служили вам просто местом для скопления пыли, лучше всего поместить их в книжный шкаф или на полки, которые закрыты стеклянными дверцами.

На четвертом этапе проблему накопившихся бумаг можно частично решить с помощью их перенесения в электронном виде на компьютер или флешку.

Заглядывая каждый раз в ту или иную папку, для того чтобы взять оттуда какой-либо документ, время от времени проводите ревизию документации. Не стоит накапливать уже давно потерявшие свою ценность бумаги, чтобы среди них не потерять те, в которых вы в действительности нуждаетесь. Рекомендуется проводить полную инвентаризацию всех папок примерно каждые три месяца.

Разумеется, самые важные документы потребуют от вас и надлежащего подхода к их хранению. Поэтому совсем не удивительно, что многие уважаемые себя компании сегодня приобретают сейфы в офис для надёжного хранения документов. Их внутренние размеры позволяют хранить толстые папки-регистраторы под документы А4. Как правило, такие модели дополнительно оборудованы запираемыми на ключ кассовыми отделениями где можно хранить печати организации, трудовые книжки сотрудников, наличность на хозяйственные нужды.